דרך נהדרת לקצר ולייעל את זמן העבודה ב Excel היא להשתמש ב Special Cells (או "מעבר מיוחד"). הרעיון הכללי הוא "לבקש" מהאקסל לבחור עבורנו רק תאים שיש להם איזו תכונה שמייחדת אותם לעומת שאר התאים בגיליון או בטווח מסוים. למשל רק תאים שהם ריקים או כאלה שמכילים הערות או רק תאי נוסחאות וכדומה. ניתן גם לגשת רק לאוביקטים שעל הגיליון וגם על כך בפוסט זה....
מיד אפרט את שלבי העבודה ואת סוגי התאים שנוכל לבחור באמצעות השימוש ב"מעבר מיוחד" אבל רגע לפני, משהו כללי: כאשר נבחר, באמצעות ה"מעבר המיוחד" את סוג התאים שאליו נרצה לעבור, הפעולה הזו בעצם משאירה בבחירה רק את התאים בעלי התכונה שבחרנו מתוך כלל התאים ואז ניתן בבת אחת להחיל על כולם פעולה/ות מסוימות כמו למשל להעתיק אותם או למחוק את כולם או לעצב אותם בעיצוב מיוחד או כל פעולה אחרת.בנוסף ברגע שרק התאים המיוחדים הללו בבחירה נוכל לנוע ביניהם בלבד ע"י שימוש במקש ה TAB .
שלבי העבודה באופן כללי:
• סימון טווח שמכיל בתוכו גם את התאים בעלי התכונה המיוחדת או סימון תא מסוים או סימון כלל הגיליון (ראה הסבר על סוגי המעברים ע"מ להחליט מה לבחור בשלב זה)
• F5 --> מיוחד (או: ב excel 2007: רצועת הבית-->אזור עריכה-->לחצן חפש ובחר-->מעבר מיוחד. ב excel 2003: עריכה-->מעבר אל-->מיוחד)
• בחירת סוג התאים המיוחדים (כלל הסוגים ומשמעותם יפורטו בהמשך) --> אישור.
האפשרויות של "מעבר מיוחד" או special Cells באקסל:
• הערות - בחירת התאים שמכילים הערה מתוך הטווח המסומן (שיכול גם להיות כלל הגיליון).
• קבועים - בחירת כלל התאים המכילים ערכים קבועים כלומר לא מכילים נוסחאות מתוך הטווח המסומן (שיכול גם להיות כלל הגיליון).
• נוסחאות - בחירת התאים המכילים נוסחאות בלבד כאשר בבחירת נוסחאות נוכל גם לתייג מה סוגי הנוסחאות שנרצה לבחור (מספרים, טקסט, לוגיים ו/או שגיאות כלומר הנוסחאות שהחזירו שגיאה כלשהיא). אם נשאיר את כלל התיבות הללו מסומנות (כמו ברירת המחדל) ייבחרו כל התאים המכילים נוסחאות כלשהן.
• ריקים - בחירת התאים הריקים בטווח הנבחר.
• אזור נוכחי - בחירת כלל התאים מסביב לתא הפעיל עד לשורה ועמודה ריקות (זהה לפעולה של * + CTRL לבחירת טבלה שלמה).
• מערך נוכחי - בחירת כלל התאים המכילים את אותה נוסחת מערך כמו זו שבתא הפעיל.
• אובייקטים - לבחירת כלל האוביקטים בגיליון. אובייקטים הינם כלל המרכיבים הגרפיים שניתן להוסיף לגיליון אקסל כמו תמונות, גרפיים, צורות, תיבות טקסט, SmartArt באקסל 2007 וכד'. ביצוע מעבר מיוחד אל אובייקטים ייבחר עבורנו את כלל האוביקטים בגיליון בכל מקרה ולכן אין משמעות למיקום של הסמן או לטווח שנמצא בבחירה לפני ביצוע הפעולה.
• הבדלי שורות - בחירת כלל התאים בכל שורה שהערך שלהם שונה מהערך של התא הפעיל באותה שורה. ניתן גם לבחור טווח בעל יותר משורה אחת. במקרה כזה כל ערך בכל שורה ייבדק מול הערך שנמצא בעמודה של התא הפעיל באותה שורה שלו.
• הבדלי עמודות - זהה להבדלי שורות אבל ההשוואה מתרחשת על פני העמודות ולא על פני השורות.
• תאים מזינים - בחירת כלל התאים המזינים את תאי הנוסחאות שהיו בטווח המסומן לפני ביצוע המעבר המיוחד. בבחירת תאים מזינים ניתן גם לבחור האם ייבחרו רק התאים המזינים "הישירים בלבד" כלומר אלה שמשתתפים באופן ישיר בתאי הנוסחאות שבטווח או תאים מזינים "מכל הרמות" כלומר גם אלה שמשתתפים בנוסחאות של תאים שהם עצמם מזינים וכו' וכו'.
• תאים ניזונים - דומה לתאים מזינים אלא שפה מדובר על בחירת התאים שהתאים שבבחירה לפני הפעולה משתתפים בנוסחאות שלהם. גם פה ניתן לבחור "ישירים בלבד" או "כל הרמות".
• תא אחרון - מעבר אל התא האחרון בגיליון כפי שהאקסל מעריך אותו. התא האחרון הוא באופן עקרוני התא הכי תחתון ושמאלי בגיליון (בגיליון מימין לשמאל) שאי פעם נעשה בו איזשהו שימוש (גם אם כעת הוא ריק) ואז מבחינת האקסל כל הטווח מ A1 ועד אליו הוא טווח "פעיל" בגיליון שמשתתף בחיפושים, משפיע על גודל הקובץ וכו'.
• תאים גלויים בלבד - בחירת התאים הגלויים לעין בלבד. כלומר אי בחירת תאים הנמצאים בשורות או עמודות מוסתרות מתוך הטווח שנבחר לפני ביצוע הפעולה. מאוד שימושי כאשר ישנו צורך להעתיק את שורות הסיכות ברמה 2 ואילך בסכומי ביניים ללא העתקת הרשומות עצמן.
• עיצובים מותנים - בחירת התאים המכילים עיצוב מותנה כלשהו בכל הגיליון.
• אימות נתונים - בחירת התאים מכל הגיליון המכילים הגדרת אימות נתונים (validation) כאשר ניתן לבחור בין "הכל" ואז ייבחרו כל התאים שמכיל אימות נתונים כלשהו בכל הגיליון או "זהים" ואז ייבחרו רק התאים המכילים אימות נתונים שזהה לאימות הנתונים הקיים בתא הפעיל מתוך כלל הגיליון.
כאמור, לאחר בחירת התאים הרלוונטיים נוכל לבצע עליהם פעולות כאלה ואחרות ביחד במקום אחד אחד.....
